Política de uso de IA para tu equipo en 1 página: plantilla de 5 puntos

En la mayoría de las pymes la IA ya entró, pero entró por la puerta de atrás: cada uno usa la herramienta que le gusta, con su cuenta personal, para lo que se le ocurre. Hace unos días conté el caso de una filtración en un estudio de Montevideo para hablar de dónde quedan los datos. Hoy voy a algo más simple: una página que ordena cómo se usa la IA en tu equipo.

Por qué una sola página

Porque una política que nadie lee no sirve. Una página se imprime, se pega al lado de la pantalla y se repasa en cinco minutos con cada persona nueva.

La plantilla

Copiala y completá lo que está entre corchetes.

Política de uso de IA de [Empresa]. Vigente desde [fecha]. Responsable: [nombre].

1. Herramientas y cuentas

• Usamos solo: [herramienta 1], [herramienta 2].
• Siempre con la cuenta de la empresa, nunca con una personal o gratuita.
• Si querés probar otra herramienta, primero se la pedís a [responsable].

2. Datos que nunca se cargan

• Documentos de identidad, datos bancarios, contraseñas.
• Datos de salud o de menores.
• Nombres de clientes junto con su situación (deudas, juicios, diagnósticos).
• Si necesitás trabajar un caso, reemplazá nombres y números por "Cliente A", "Monto X".

3. Quién revisa lo que sale

• Todo texto que vaya a un cliente, a un proveedor o a un organismo lo lee una persona antes de enviarlo.
• Cifras, fechas, citas legales y precios se verifican contra la fuente original.
• Revisa: [quien redactó] y, si es para afuera, [segundo nivel].

4. Cómo se registra

• En [planilla o carpeta] anotamos: fecha, quién, herramienta, para qué y quién revisó.
• Una línea por tarea alcanza.

5. Si alguien se equivoca

• Avisás a [responsable] el mismo día. No se sanciona a quien avisa.
• Se borra lo cargado si la herramienta lo permite y se anota qué pasó.
• Si hubo datos personales de clientes, [responsable] evalúa si hay que avisarles.

Cómo implementarla en una semana

• Lunes: completás la plantilla con quien maneja sistemas o administración.
• Martes: la leés con el equipo y preguntás qué herramientas usan hoy. Vas a encontrar sorpresas.
• Miércoles: creás las cuentas de empresa y das de baja las personales para uso laboral.
• Viernes: revisás el registro de la semana.

La parte legal, sin vueltas

No hace falta ser abogado para ver por qué conviene. Si tu equipo carga datos personales de clientes en una herramienta, seguís siendo responsable de esos datos según la ley de tu país: la Ley 18.331 en Uruguay, la Ley 25.326 en Argentina o la LGPD (Lei 13.709) en Brasil. La política no te exime, pero muestra que tomaste medidas y, sobre todo, baja la chance de que pase.

Revisala cada seis meses: las herramientas cambian rápido y la página tiene que seguirles el ritmo.

¿Tu equipo ya usa IA y querés ordenar cómo se usa en tu empresa? Escribime por WhatsApp: +598 91 300 333